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Vous venez de signer l'acte d'achat de votre nouveau logement chez votre notaire et vous êtes maintenant propriétaires. Félicitations ! Vous repartez avec les clefs et des projets plein la tête mais sans votre titre officiel de propriété. Toutefois, le notaire vous a remis des attestations de signature, très utiles pour vos premières démarches administratives (souscrire les abonnements à l'eau, l'électricité, le gaz, le téléphone, prendre un nouveau contrat d'assurance incendie, inscrire les enfants à l'école pour la prochaine rentrée scolaire, etc.) Ces attestations sont en quelque sorte un titre de propriété provisoire et simplifié. Et pourquoi pas tout de suite le titre définitif? Lors du rendez-vous de signature, le notaire a du vous expliquer que l'acte que vous veniez de signer, devait être " publié au bureau des hypothèques" et qu'il fallait attendre plusieurs mois avant de recevoir votre titre de propriété et votre compte définitif. Pourquoi attendre si longtemps? Il est important de savoir que le notaire a autant de formalités à accomplir après la signature de l'acte par ses clients qu'avant la signature. Vous avez vu, lors du rendez-vous, qu'il avait constitué un dossier volumineux pour parvenir à conclure votre affaire. Il a interrogé les services de l'urbanisme (Etat, département, commune etc.), du cadastre, les hypothèques, la banque du vendeur, l'état civil, le greffe du tribunal d'instance etc.
Chaque acte de vente portant sur un bien immobilier (appartement, maison ou terrain, ...) doit être précédé de la constitution d'un dossier spécifique, quelle que soit l'importance de la transaction. Le notaire appelle cette phase du dossier " les formalités préalables ". Ensuite, après la signature de la vente, un certain nombre d'opérations (appelées " les formalités postérieures "), sont accomplies par le notaire, dont la plus importance est " l'enregistrement". Cette opération a lieu au bureau des hypothèques. C'est le moment où l'acte est publié au fichier immobilier et où le notaire verse à l'administration fiscale les droits et taxes dus par l'acquéreur et qu'il a payés lors de la signature (frais improprement appelés " frais de notaire "). En dehors du paiement des droits et taxes, le notaire va fournir à différentes administrations (cadastre, hypothèques, services fiscaux divers) des copies et des extraits de l'acte de vente. Parmi ces documents il y a une copie spéciale appelée "copie authentique" (c'est-à -dire signée du notaire) que l'administration lui retournera revêtue des cachets et tampons officiels de la Direction générale des impôts et qui constituera votre titre de propriété. N'oubliez pas que l'original de l'acte que vous avez signé chez le notaire ne quittera jamais son étude pendant 100 ans. Après cette date il sera confié au service des archives départementales.
Pour l'accomplissement de ces formalités, le notaire doit respecter des formes très strictes, utiliser des imprimés spéciaux et ses actes vont prendre place dans une file d'attente gérée par les différents services auxquels il a l'obligation de s'adresser. Compte tenu des volumes importants (des millions d'actes chaque année en France) traités par ces services et des contrôles rigoureux qui sont effectués sur les actes, il est clair que des délais de traitement plus ou moins longs sont inévitables, sans parler de la propre organisation du notaire qui peut connaître des périodes de pointe et de surcharge. Sauf exceptions, le notaire doit transmettre l'ensemble des documents en question aux différentes administrations dans les deux mois de la signature en son étude.
Lorsque votre titre de propriété (la " copie authentique " revêtue des tampons et cachets officiels) revient chez le notaire, il va pouvoir effectuer les dernières opérations comptables vous concernant et clôturer votre compte. Si vous aviez trop versé lors de la signature, le solde créditeur vous sera envoyé avec le relevé de votre compte et votre titre de propriété. Si vous n'aviez pas assez versé, le notaire vous demandera un complément avant de vous.
